Η διαδικασία που επελέγη αποτελεί τομή για τον τρόπο λειτουργίας του δημόσιου τομέα για ένα τόσο σημαντικό και πολύπλοκο θέμα, αυτό της αυθαίρετης δόμησης, με τρόπο που δεν ταλαιπωρεί τον πολίτη και το μηχανικό, δεν εκθέτει τις υπηρεσίες σε αδυναμία ανταπόκρισης, δημιουργεί για πρώτη φορά στην χώρα ηλεκτρονική βάση δεδομένων κατασκευών, προστατεύει από φαινόμενα αδιαφάνειας και ορίζει σχέση εμπιστοσύνης Κράτους-Πολίτη.
Κυρίως επιτυγχάνονται:
Η αποφυγή της αναμονής για τους πολίτες και τους μηχανικούς στα πολεοδομικά γραφεία.
Η συλλογή δεδομένων αντί εγγράφων που απαιτούν επεξεργασία.
Διαφάνεια με δεδομένα που θα είναι διαθέσιμα ηλεκτρονικά σε κεντρικό επίπεδο.
Ο πολίτης θα έχει πλήρη εικόνα των δηλώσεων που τον αφορούν και των πληρωμών που εκκρεμούν ή έχουν υλοποιηθεί.
Χωροθέτηση των γεωτεμαχίων με τις αυθαίρετες κατασκευές με συντεταγμένες, ώστε η αποτύπωση της κατάστασης να διευκολύνει την αξιολόγηση του περιβαλλοντικού ισοζυγίου και να δημιουργείται βάση δεδομένων με αξιοποίησή τους για τη χάραξη οικιστικής πολιτικής.
Σύμφωνα με τη διαδικασία:
Ο πολίτης απευθύνεται σε μηχανικό για τον έλεγχο κατ’ αρχάς της κατασκευής του, καθώς με βάση τις προβλέψεις του νόμου 4014/2011 τα ακίνητα μπορούν να μεταβιβαστούν μόνο με την βεβαίωση μηχανικού ότι δεν περιλαμβάνει κατασκευή με πολεοδομική παράβαση ή ότι έχει υπαχθεί στη ρύθμιση. Εφόσον ο πολίτης αποφασίσει την ένταξη του ακινήτου του στη ρύθμιση ο μηχανικός αναλαμβάνει την διεκπεραίωση της αίτησης καθώς ο αριθμός μητρώου μηχανικού του ΤΕΕ είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σύστημα. Ο μηχανικός κάνει αυτοψία, αναλαμβάνει τη συλλογή των στοιχείων που απαιτούνται για την συμπλήρωση της αίτησης υπαγωγής στη ρύθμιση και υπολογίζει το «προσωρινό πρόστιμο».
Συμπληρώνει και υποβάλλει ηλεκτρονικά την αίτηση και το σύστημα εκδίδει έναν «μοναδικό αριθμό» για το αυθαίρετο, εντολή για πληρωμή του κατάλληλου «τέλους υπαγωγής» στη ρύθμιση (παραβόλου), καθώς και το ύψος των πληρωμών σε σχέση με τον αριθμό των δόσεων που θα επιλεγεί.
Το τέλος καταβάλλεται από τον πολίτη (και ηλεκτρονικά μέσω web banking) σε Τραπεζικό ίδρυμα της επιλογής. Η πληρωμή πιστοποιείται αυτόματα στο σύστημα εντός 24 ωρών και ενεργοποιείται η διαδικασία ένταξης. Ακολουθούν οι πληρωμές των δόσεων για τις οποίες ενημερώνεται αυτόματα το σύστημα, με την πρώτη από αυτές να καταβάλλεται εντός του έτους. Στον πολίτη δίνεται κωδικός που θα του επιτρέπει την ενημέρωσή του για την καταχώρηση των δόσεων και το οφειλόμενο υπόλοιπο μέχρι την ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Συγκεντρώνονται ή συντάσσονται τα απαιτούμενα σχέδια και άλλα στοιχεία (εντός τετραμήνου από την καταχώριση της αίτησης) και βάσει αυτών γίνεται ο υπολογισμός του «τελικού προστίμου» και ο επαναπροσδιορισμός του ποσού των δόσεων από το σύστημα.
Ο μηχανικός υποβάλλει στο σύστημα το σύνολο των απαιτούμενων στοιχείων και σχεδίων. Με τη διαπίστωση της πληρότητας αυτών, εκδίδεται αυτόματα «ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΡΥΘΜΙΣΗΣ ΑΥΘΑΙΡΕΤΟΥ». Πρόκειται για τυποποιημένο έντυπο στο οποίο θα αναφέρονται όλα τα στοιχεία του ενταγμένου στη ρύθμιση αυθαιρέτου. Η βεβαίωση είναι απαραίτητη για τη μεταβίβαση του αυθαιρέτου.
Αν ο πολίτης θελήσει την άμεση ολοκλήρωση της διαδικασίας και έκδοση της βεβαίωσης,για λόγους μεταβίβασης, κλπ, τότε στο ενδιάμεσο διάστημα μέχρις ότου το σύστημα ετοιμαστεί για την ηλεκτρονική υποβολή μελετών και λοιπών στοιχείων, η πληρότητα θα βεβαιώνεται με ηλεκτρονική δήλωση του μηχανικού «…ότι έχει στη διάθεση του όλες τις μελέτες και λοιπά στοιχεία, με υποχρέωση να τα υποβάλλει ηλεκτρονικά μέχρις τις 31 Μαρτίου 2012 μετά την ειδοποίησή του ότι το σύστημα δέχεται πλέον ηλεκτρονικά αρχεία δικαιολογητικών και μελετών…»
Υποχρεωτικά θα ακολουθήσουν δειγματοληπτικοί έλεγχοι από τις αρμόδιες πολεοδομίες με επιλογή που θα προκύψει από ηλεκτρονική κλήρωση και σύμφωνα με τα οριζόμενα στο νόμο. Όλη η ηλεκτρονική επικοινωνία γίνεται σε συνθήκες υψηλής κρυπτογράφησης με προστασία των δεδομένων είτε από ανάγνωση είτε από αλλοίωσή τους.
